Zeit ist ein Gut, was immer andere haben

Zeit ist bekanntlich eine relative Größe und hängt (in der Physik) von der Geschwindigkeit ab.

Was Albert Einstein mit zahlreichen Experimenten belegen konnte (und die uns die allseits bekannte Relativitätstheorie einbrachte), können wir alle täglich selbst erfahren: Beschäftigen wir uns mit Dingen, die uns begeistern, vergeht die Zeit wie im Flug und wir wundern uns darüber „wo die Zeit geblieben ist“.

Befassen wir uns hingegen mit Dingen, die uns schwerfallen, die wir als unnötig empfinden oder die gemacht werden müssen, kann sich eine Stunde sehr lange anfühlen.

Was aber können wir tun, wenn wir ständig das Gefühl haben, zu wenig Zeit (für alles) zu haben: Zu wenig Zeit für die Familie und Freunde, zu wenig Zeit für Sport oder und auch zu wenig Zeit bei der Arbeit.

Wir können versuchen, die uns zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen, denn was wir nicht ändern können ist die Zeit an sich.

Wir können jedoch beeinflussen, was wir innerhalb eines Zeitrahmens machen oder eben auch nicht.

Im Folgenden habe ich Ihnen einmal Lieblings-Zeitmanagement-Methoden aufgelistet, die Sie sowohl privat als auch im beruflichen Umfeld einsetzen können.

Das Eisenhower-Prinzip

Wie der Name vermuten lassen könnte, stammt dieses Zeitmanagement-Prinzip vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Das ist jedoch nicht belegt. Belegt ist nur, dass Eisenhower während einer Rede 1954 einen früheren Hochschulpräsidenten mit folgenden Worten zitierte: „I have two kinds of problems – the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“

Und genau diese Kriterien spiegeln das Eisenhower-Prinzip wider: Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Die Kombinationen dieser Kriterien kann die (täglichen) Aufgaben in vier Kategorien einordnen, das heißt die Aufgaben können…

… sofort selbst erledigt werden (wichtig und dringlich)
… terminiert und selbst erledigt werden (wichtig und nicht dringlich)
… an dritte Personen delegiert werden (unwichtig und dringend)
… in den Papierkorb wandern (unwichtig und nicht dringlich)

Diese zugegebenermaßen vereinfachte Darstellung und Verteilung von Aufgaben hilft jedoch immens dabei Prioritäten zu setzen und vorhandene Zeitverfügbarkeiten zu gliedern und zu optimieren. Ein wichtiger erster Schritt also, um das eigene Zeitmanagement zu ordnen.

Das Pareto-Prinzip

Eine der wohl weitverbreitetsten Zeitmanagement-Methoden ist das Pareto-Prinzip oder auch bekannt als 80/20-Prinzip.

Im Grunde besagt das Prinzip, dass wir bereits mit 20% des Zeitaufwandes rund 80% der Ergebnisse erzielen können. Die restlichen 80% der Zeit können dann darauf verwendet werden, die restlichen 20% zu erreichen. Zu Grunde liegend ist hierbei die Annahme, dass in den meisten Fällen (Ärzte und Piloten natürlich ausgenommen) 80% der Ergebnisse vollkommen ausreichend sind.

Was so einfach klingt, ist in der Realität aber mit einem längeren Selbstreflexions- und Evaluierungsprozess verknüpft. Erst wenn wir für uns selbst erörtert haben, welche 20% es sind, die uns die 80% Ergebnisse bescheren, können wir das Pareto-Prinzip effektiv angehen.

Nachteil des Pareto-Prinzips ist meiner Meinung nach jedoch die Fokussierung auf die genannten 80%. Sollten die Perfektionisten unter Ihnen die restlichen 20% anstreben, dauert dies Studien zufolge bis zu 5x länger und kann damit die gewonnene Zeit direkt wieder zunichte machen.

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist die wohl pragmatischste Zeitmanagement-Methode und wurde – so ist es „überliefert“ – nach einer Küchenuhr in Tomatenform benannt. Und genau darum geht es: Aufgaben zeitlich zu planen und abzuarbeiten und das nach einem vorgegebenen Muster:

Aufgaben schriftlich formulieren und einen Wecker auf 25 Minuten einstellen
25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten bis der Wecker klingelt
5 Minuten Pause machen, aufstehen und etwas komplett anderes machen (kein Handy, Nachrichten oder social media!)
Die Abfolge 4x wiederholen und danach eine längere Pause von 20-30 Min einlegen

Diese Methode kann man natürlich zeitlich individuell anpassen, aber das Prinzip bleibt gleich: Ein bestimmtes Zeitintervall arbeiten, kurz Pause machen, wiederholen und eine längere Pause einlegen. Hiermit werden Aufgaben chronologisch und sukzessiv abgearbeitet, ohne dass man sich mit zu vielen Aufgaben verzettelt.

Und noch ein kleiner Extra-Tipp, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren:

Geben Sie sich Smartphone-Auszeiten. Die kleinen digitalen Geräte sind wahre Zeitfresser. Mal hier kurz Mails checken, mal kurz auf Facebook oder Instagram surfen oder die Netflix-Serie weiterschauen und schon ist eine Stunde vorbei. Legen Sie Ihr Handy zu festen Zeiten zur Seite und konzentrieren sich auf die Dinge, die Sie aktuell erledigen möchten. Zumindest bei mir wirkt das wahre Wunder.

All diese Methoden haben jedoch einen Haken. Sie müssen erst einmal Zeit investieren.

Ganz in dem Sinne: Wer 1 Stunde investiert, gewinnt 2 Stunden!

Probieren Sie es einfach mal aus und nehmen Sie sich die Zeit. Sie werden sehen, es lohnt sich.